Jak organizować konferencje


Należy zastanowić się nad składem komitetu organizacyjnego i, na mocy zarządzenia, wyznaczyć jego członkostwo, w skład którego wejdą odpowiedzialni ludzie, na których można polegać. Z głównej pracy w czasie przygotowania i przeprowadzenia konferencji można je zwolnić. Mianuje przewodniczącego komisji, datę konferencji i okres ważności tego komitetu. Pomyśl o finansowym wsparciu konferencji. Aby to zrobić, możesz przyciągnąć zarówno fundusze samej firmy, jak i środki sponsorów i uczestników konferencji. Wykonaj kalkulację ekonomiczną i ustal, ile musisz zapłacić uczestnikom.

Komisja na swoim pierwszym posiedzeniu powinna zdecydować o programie prac konferencji, liczbie streszczeń i wymaganiach dotyczących przedłożonych sprawozdań, o terminach ich przedłożenia. Konieczne jest wysłanie zaproszeń na konferencję wszystkim potencjalnym uczestnikom. Zwykle odbywa się to za pośrednictwem poczty elektronicznej, a program i wymagania są dołączone do listu, który musi odpowiadać raportom i tezom. W tym samym piśmie podaj koszt udziału w konferencji. W liście przewodnim poproś adresata o powiadomienie o jego udziale lub o odmowie. W przypadku zgody uczestnicy z zagranicy powinni powiadomić Cię, jeśli będą musieli zarezerwować hotel.

Przetwórz wszystkie otrzymane informacje i określ liczbę uczestników konferencji. Przechodząc od tego, zarezerwuj pokój w hotelu, przygotuj materiały do ​​dystrybucji dla uczestników i zamów salę na tematyczną wystawę i spotkania.

Zamówić program programu spotkań w drukarni, uzgodnić wydrukowanie streszczeń raportów, które muszą być dostarczone przez uczestnika niezwłocznie po rejestracji, przed rozpoczęciem spotkań. W tym samym miejscu możesz zamówić odznaczenia, na których powinny być wskazane imiona, nazwiska i patronimiki, stanowiska i organizacje, w których pracują uczestnicy.

W zależności od potrzeb uczestników wyposażaj salę, w której odbędzie się konferencja. Najprawdopodobniej będziesz potrzebował specjalnego sprzętu - mikrofonów, komputera, projektorów, ekranów projekcyjnych. Zadbaj o to, aby w hali było wystarczająco dużo gniazdek elektrycznych.

Organizuj posiłki dla uczestników konferencji. Możesz negocjować z kawiarnią, aby podczas przerw między sesjami wszyscy mogli wypić filiżankę kawy w pobliżu lub udać się tam na lunch.

Przygotuj materiały i dokumenty do dystrybucji dla uczestników przy rejestracji. Pamiętaj, aby w każdym zestawie umieścić pióro, notes, program.

Wideo.

Podziel Się Z Przyjaciółmi
Poprzedni Artykuł
Następny Artykuł

Zostaw Swój Komentarz